TCDF – Ferramentas da administração

O artigo “TCDF – Ferramentas da administração” visa resumir esse tema, presente na disciplina Administração Geral e Pública, da prova de Conhecimentos Especializados, do concurso do Tribunal de Contas do Distrito Federal (TCDF).

O concurso do TCDF oferece 10 vagas, mais cadastro reserva, para o cargo de Analista Administrativo de Controle Externo. A exigência é nível superior em qualquer área e a remuneração inicial é de R$14.990,41. A banca é a CEBRASPE. 

O tópico traz: 6 Ferramentas da administração. 6.1 Análise SWOT. 6.2 Matriz GUT. 6.3 5W2H. 6.4 Ciclo PDCA. 6.5 Mapas estratégicos. 6.6 Benchmarking. 6.7 Fatores críticos de sucesso. O artigo vai tentar resumir todo o conteúdo, para ajudar nos estudos.

Análise SWOT

Iniciando o artigo “TCDF – Ferramentas da administração”, em tela a ferramenta análise SWOT.

A análise SWOT é uma ferramenta de diagnóstico estratégico, que divide o ambiente interno e externo da organização. A sigla SWOT significa Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). 

A divisão entre ambiente externo é o mais cobrado pela CEBRASPE. Forças e fraquezas estão no ambiente interno da organização, já ameaças e oportunidades no ambiente externo.

TCDF – Ferramentas da administração – Matriz GUT

Seguindo com a temática TCDF – Ferramentas da administração, aborda-se matriz GUT.

A matriz GUT é uma ferramenta para priorização de problemas.

Gravidade significa o impacto ou consequências do problema. Urgência é a necessidade temporal de intervenção. E Tendência é propagação e evolução provável do problema caso nada seja feito.

Atribui-se pontos a cada sigla do GUT, multiplica-se, e prioriza-se os problemas com essa pontuação.

TCDF – Ferramentas da administração – 5W2H

Dando sequência ao tema TCDF – Ferramentas da administração, traz-se o conceito de 5W2H.

O 5W2H é uma ferramenta de estruturação de planos de ação. 

Se baseia em sete questões. What? (o que será feito), Why? (por que será feito), Where? (onde será feito), When? (quando será feito) e Who? (quem fará). Além de How? (como será feito) e How much? (quanto vai custar).

TCDF – Ferramentas da administração – Ciclo PDCA

Prosseguindo com o assunto TCDF – Ferramentas da administração, conceitua-se o ciclo PDCA.

Ciclo PDCA é um ciclo de gestão e melhoria contínua. 

Consiste em quatro etapas: a primeira é a Plan (planejar), que é a fase de diagnóstico, identificação de problemas e estabelecimento de objetivos, metas, métodos e planos de ação. A segunda é a Do (executar), colocar o planejado em prática, e coletar dados para a avaliação.

A terceira é o Check (Verificar), que é comparar os resultados obtidos com os resultados planejados. A quarta e última etapa é a Act (agir corretivamente ou padronizar), que significa adotar medidas para melhorar os resultados, e, quando eles forem satisfatórios, padronizá-los.

Assim, a análise SWOT serve para diagnosticar a organização, o 5W2H para criar planos de ação, a matriz GUT para priorizar problemas e o ciclo PDCA executa e aprimora continuamente a atividade da organização.

Mapas estratégicos

Continuando com a dissertação sobre TCDF – Ferramentas da administração, segue resumo de mapas estratégicos.

Mapa estratégico é uma representação visual e gráfica da estratégia da organização e relações de causa e efeito entre seus objetivos estratégicos.

O Balanced Scorecard (BSC) é um exemplo de mapa estratégico, mas existem outros. O BSC adota as perspectivas: Financeira, Clientes, Processos Internos e Aprendizagem e Crescimento. No setor público, sofre adaptações de Cliente para Cidadãos e de Financeira para Valor Público ou Resultados para Sociedade.

TCDF – Ferramentas da administração – Benchmarking

Dando continuidade ao tema TCDF – Ferramentas da administração, em tela conceito de benchmarking.

Benchmarking é realizar comparação de práticas, processos, métodos ou resultados com outros considerados referência, visando identificar oportunidades de melhoria e incorporar boas práticas na organização. 

O benchmarking pode ser interno (ocorre dentro da própria organização), competitivo (ocorre com organizações concorrentes), funcional (organizações com funções semelhantes) e genérico (pode comparar organizações bem diferentes).

Benchmarking pressupõe aprendizado e adaptação, e não reprodução automática das práticas com que a comparação foi realizada.

Fatores críticos de sucesso

Finalizando o artigo “TCDF – Ferramentas da administração”, resumo de fatores críticos de sucesso.

Fatores críticos de sucesso (FCS) são os processos, funções, áreas, condições ou aspectos essenciais para que uma organização alcance seus objetivos e tenha sucesso em sua estratégia. 

O FCS ajuda a alocar atenção e recursos naquilo que realmente interessa para a organização conseguir cumprir seu objetivo estratégico.

É bom não confundir conceitos. Objetivo estratégico é resultado, de longo prazo, que se almeja alcançar. Fator crítico de sucesso é uma condição, fator ou aspecto essencial para alcançar esse resultado. Indicador é o instrumento utilizado para mensurar desempenho. Já meta é o nível de desempenho que se pretende atingir.

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