O arquivo primário trata de documentos que não se encontram mais em uso, constituído de arquivos de longo prazo.

Os arquivos intermediários são consultados constantemente, estando sempre abertos a pesquisas.

O arquivo intermediário trata de documentos cujo prazo de validade já foi ultrapassado, porém ainda podem ser utilizados pela área responsável.

O arquivo permanente, também conhecido como arquivo de terceira idade, trata de arquivos menos importantes, pois não contêm provas e testemunhos.

O arquivo primário não precisa ser conservado junto ao órgão que o gerou, pois sua consulta é rara.