Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede abaixo do local da assinatura.

Em alguns documentos que normatizem situações administrativas internas do próprio órgão (ato regulamentar, instrução normativa, ordem de serviço, portaria e resolução), não é obrigatório especificar o cargo junto ao nome e à assinatura, visto que aqueles já vêm destacados no início do documento.

Para evitar equívoco, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Deve-se transferir para essa página ao menos a última frase, anterior ao fecho, com pelo menos duas linhas.

Em qualquer documento é indispensável o uso do traço para a assinatura. Esse procedimento é considerado correto, porque há necessidade de demarcar um campo para o correto preenchimento pelo subscritor.

Em qualquer documento é dispensável o uso do traço para a assinatura. Esse procedimento é considerado deselegante, porque supõe a necessidade de demarcar um campo para o correto preenchimento pelo subscritor.