As comunicações oficiais são necessariamente heterogêneas, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e um receptor dessas comunicações, que é o próprio Serviço Público.

A verbosidade evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto. 

A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, verbosidade, formalidade e dissonância. 

Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige a comunicação), os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) levam a concordância para a terceira pessoa.

O uso do padrão culto implica emprego de linguagem rebuscada, bem como de contorcionismos sintáticos e figuras de linguagem próprios da língua literária.