Paes (2007) chama atenção para instituições que, durante muito tempo, se confundiram, quanto às finalidades e forma física dos documentos. Com a evolução histórica da humanidade, fatores culturais e o advento tecnológico, cada um teve delimitado seus campos de atuação. Uma “acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro”, denomina-se: