Um sistema de GED se concentra primordialmente na administração das informações estruturadas e bancos de dados de uma organização.

Digitalização pode ser entendida como o processo de conversão de um documento para o formato digital, por meio de dispositivo.

Documento eletrônico pode ser definido como informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico.

Certificação digital é uma atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.

O GED pode englobar tecnologias de digitalização, automação de fluxos de trabalho (workflow), processamento de formulários, indexação, gestão de documentos, repositórios, entre outras.